পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি প্রয়োজনে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশের ভেতরে এবং বিদেশে বিভিন্ন সময় সফর করেন। এসব সফরের ব্যয় মেটাতে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিগণ বিষয়ক ইউনিট থেকে প্রয়োজনীয় অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হয়। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ সফরের আগে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ কিংবা সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে বিল পাঠায়।

তবে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে সংযুক্ত না থাকায় অনেক সময় বিল পরিশোধে জটিলতা দেখা দেয়। এ ধরনের সমস্যা দূর করা এবং সরকারি অর্থ ব্যবস্থাপনায় শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতে নতুন পরিপত্রে প্রমাণপত্র দাখিলসহ বেশ কিছু শর্ত নির্ধারণ করা হয়েছে।

নতুন নিয়মে ভ্রমণকারী মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে নির্দিষ্ট কাগজপত্র দিতে হবে। বৈদেশিক সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা অফিস আদেশের কপি জমা দিতে হবে।

এ ছাড়া যাতায়াত ব্যয়ের ক্ষেত্রে ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণ উল্লেখ করা টিকিট, আকাশপথে ভ্রমণের ক্ষেত্রে টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস এবং অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সফরসূচি দিতে হবে। আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা প্রমাণকও জমা দিতে হবে।

বৈদেশিক মুদ্রায় কোনো ব্যয় করা হলে বিলের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট অর্থের বিনিময় হারের বিবরণী দিতে হবে। অন্যান্য আনুষঙ্গিক ব্যয়ের ক্ষেত্রেও সংশ্লিষ্ট ভাউচার বা প্রমাণপত্র সংযুক্ত করা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।

অনুমোদিত সময়ের অতিরিক্ত সফর হলে নিতে হবে নতুন অনুমোদন
পরিপত্রে আরও বলা হয়েছে, সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লেখ করা ভ্রমণকাল শেষ হওয়ার পর অতিরিক্ত সময় সফরে থাকতে হলে পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে। অর্থাৎ অনুমোদিত সময়ের বাইরে কোনো সফর স্বয়ংক্রিয়ভাবে বৈধ হিসেবে গণ্য হবে না।

অগ্রিম অর্থের ক্ষেত্রেও নির্ধারিত সময়সীমা মেনে চলতে হবে। এ বিষয়ে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ জারি করা নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে। সফরের জন্য অগ্রিম অর্থ নেওয়ার পর সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয়ের বিল দাখিল করতে হবে।

কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর আগের সফরের অগ্রিম অর্থ নির্ধারিত সময়ে সমন্বয় না হলে তার পরবর্তী সফরের জন্য নতুন করে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না। একই সঙ্গে বিল প্রক্রিয়াকরণ ও অর্থ ছাড়ের জন্য পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখে সংশ্লিষ্টদের বিল জমা দিতে বলা হয়েছে।

তিন সেট বিল জমা বাধ্যতামূলক
নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, বিল দাখিলের সময় মূল কপিসহ মোট তিন সেট বিল জমা দিতে হবে। বিলের সঙ্গে দেওয়া সব ফটোকপি অবশ্যই যথাযথভাবে সত্যায়িত হতে হবে।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ জানিয়েছে, যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে নতুন পরিপত্রটি জারি করা হয়েছে। এর মাধ্যমে গত বছরের ৪ মে জারি করা সংশ্লিষ্ট পরিপত্রটি প্রতিস্থাপিত হবে। নতুন নির্দেশনাটি জারির সঙ্গে সঙ্গেই কার্যকর হয়েছে।